Работа с диаграммами ничем особенным не отличается от работы с другим функционалом в Excel: вы выделяете данные, которые должны быть визуализированы, и нажимаете на команду выбранной диаграммы, уточняя конкретный подтип диаграммы, например, если это должен быть график, то каким он должен быть: простым, объемным, с маркерами и т.д.

Можно вызвать диалоговое окно «Вставка диаграммы», нажав на треугольник вызова в правом нижнем углу группы «Диаграммы» вкладки «Вставка» и выбрать оттуда конкретный тип и подтип диаграммы.

После вставки диаграммы на лист Excel для ее тонкой настройки и управления данными пользователю становится доступными две вкладки: «Конструктор» и «Формат».

С помощью вкладки «Конструктор» пользователь может изменить тип диаграммы, выбрать или изменить данные, добавить или удалить определенные элементы, а также выбрать стиль оформления или макет.

Если с помощью кладки «Конструктор» пользователь может применить стиль оформления ко всей диаграмме или изменить цветовую гамму, то на вкладку «Формат» вынесены команды, отвечающие за форматирование элементов диаграммы, например, можно изменить цвет только одного столбца. Также данная вкладка отвечает за размеры всей диаграммы.

Нельзя не обратить внимание, что Excel не просто правильно подобрал тип диаграммы (комбинированная с дополнительной осью), но и правильно совместил названия из нескольких ячеек. Осталось добавить названия и подписи осей (при необходимости). Даже неплохо разбирающемуся пользователю для построения такой диаграммы пришлось бы потратить время.

Перемещение диаграммы и изменение размеров диаграммы

Как было оговорено ранее, диаграммы в Excel, наряду с некоторыми другими элементами, размещаются на скрытом слое листа, они не привязаны к ячейкам, соответственно, их можно свободно перемещать обычным перетаскиванием мышки.

При выделении диаграммы нужно быть предельно внимательным и кликать на пустую область внутри диаграммы, либо по ее краю, т.к. клик по элементу внутри диаграммы, например, подписи оси или заголовку, приведет к его выделению и операции перемещения будут касаться уже этого элемента.

Если подвести курсор мышки к границе диаграммы и потянуть, то произойдет изменение размеров диаграммы, при этом, внутренние элементы будут увеличиваться/уменьшаться пропорционально изменению размеров. Такая настройка размеров является грубо, если необходимо точно установить ширину и высоту, то это делается в группе «Размер» вкладки «Формат» при выделенной диаграмме.

По умолчанию диаграмма добавляется на тот же лист с которого выполнялась команда ее вставки, такие диаграммы, на занимающие целого листа, называются внедренными. В Excel пользовать может разместить диаграмму на отдельном листе, это можно сделать следующими путями:

1. Построить внедренную диаграмму и перенести ее на отдельный лист. Диалоговое окно «Перемещение диаграммы» вызывается либо через контекстное меню на самой диаграмме, либо из вкладки «Конструктор», команда «Переместить диаграмму».
2. Диаграмму на отдельном листе можно построить сразу, достаточно выделить исходные данные и нажать функциональную клавишу «F11».

Описанные операции работают и в обратном направлении.

Рекомендуемые диаграммы

Одна из возможностей впервые добавленной в Excel 2013 называется «Рекомендуемые» диаграммы. Предварительно выделив данные, следует выполнить команду «Рекомендуемые диаграммы» из группы «Диаграммы» вкладки «Вставка».

Появится уже знакомое окно вставки новой диаграммы, открытое на вкладке «Рекомендуемые диаграммы». Excel проанализирует выделенный диапазон и предложит несколько вариантов диаграмм, которые наилучшим образом интерпретируют данные. Если не один из вариантов не подошел, можно воспользоваться вкладкой «Все диаграммы», либо выбрать наиболее близкий вариант, а потом произвести его тонкую настройку.

Алгоритмы, положенные в основу создания рекомендуемых диаграмм, безусловно, не являются идеальными, но для новичка — это полезная функция.

В ключе рассмотрения рекомендуемых диаграмм, не лишним будет упомянуть команду «Строка/ столбец», которая в один клик поменяет данные по осям, например, при анализе доходов по шести продуктам, вымышленной компании, Excel неправильно определил оси.

Выбор правильного типа диаграммы для визуализации данных

Иногда можно построить несколько вариантов и визуально определить наилучший, здесь же давайте рассмотрим диаграммы, которые предлагает пользователю Excel и типичные сценарии их применения.

Гистограммы

Если не самый, то один из самых распространенных видов диаграмм. Гистограмма представляет каждую точку в виде вертикального столбца, высота которого соответствует значению. Гистограммы используются для сравнения дискретных наборов данных.

В Excel 2016 существует 7 различных видов гистограмм: с группировкой, с накоплением, нормированная с накоплением, эти же 3 вида в объемном исполнении и просто объемная гистограмма. С объемными диаграммами следует вести себя осторожно, на первый взгляд они могут показаться привлекательными, но в большинстве случаев, они уступают по информативности своим двумерным аналогам.

Линейчатые диаграммы

Если гистограмму повернуть на 90 градусов, то получится линейчатая диаграмма. Область применения данных диаграмм аналогична гистограммам и, в целом гистограммы воспринимаются лучше, но, если подписи категорий достаточно длинные, то на линейчатой диаграмме они будут смотреться более гармонично.

В Excel существует 6 видов линейчатых диаграмм все виды аналогичны гистограммам, но отсутствует трехмерная линейчатая диаграмма, так как здесь нет подтипа, который бы позволял размещать несколько рядов данных по третьей оси.

График

Чрезвычайно распространенный тип диаграммы, применяется для отображения непрерывных данных или тенденций.

Курсы валют, доходы или убытки компании за определенный период времени, посещаемость сайта и многие другие показатели лучше всего изобразить графиком.

В Excel позволяет построить 7 различных подтипов графиков включая трехмерные.

Круговые диаграммы

Круговые диаграммы используются для отображения пропорций относительно целого. Все значения, которые берутся для круговой диаграммы должны быть положительными, отрицательные значения будут преобразованы Excel автоматически. Круговые диаграммы удобно использовать, когда нужно изобразить: долю компании на рынке, процент преуспевающих/ неуспевающих студентов, нишу определенной программы среди конкурентов и т.д.

Указывать значения в процентах и следить за тем, чтобы их сумма равнялась 100 не нужно, Excel самостоятельно просуммирует значения и распределит доли. Круговая диаграмма строится по одному ряду данных и является одним из тех редких случаев, когда трехмерная диаграмма может смотреться одновременно гармонично и информативно. Всего существует 5 видов круговых диаграмм две из них позволяют производить второстепенную расшифровку данных.

Excel сам определит какие данные вынести на вторичную диаграммы и, как правило, сделает это не правильно. К счастью исправить положение дел довольно просто в параметрах ряда вторичной диаграммы можно настроить не только сколько значений отнести в расшифровку вторичной диаграммы, но и определить некоторые другие параметры, например, размер.

Отдельным подвидом круговой диаграммы является кольцевая диаграмма — это круговая диаграмма для нескольких рядов данных. Таким образом можно изобразить долю на рынке в различные периоды времени. Но кольцевая диаграмма может подойти и для второстепенной расшифровки данных.

Точечные диаграммы

Еще одним видом распространенных типом диаграмм является точечные диаграммы или диаграммы рассеивания. Особенностью данного типа диаграмм является то, что они не используют ось категорий и по оси X и по оси Y откладываются значения. Данный тип диаграмм часто используется в статистических исследованиях для первичного определения наличия/ отсутствия связи между двумя переменными (количество заявок и продаж, посещения и успеваемости студента, высотой спортсмена и скоростью бега на 100 м, продолжительностью работы в компании и заработной платой и т.д.)

В Excel представлено 7 видов точечных диаграмм и две из них пузырьковые, когда размер пузырька зависит от значений точки.

Пузырьковые диаграммы не самый частый гость в отчетах общего характера, фактически, пузырьковая диаграмма это точечная с дополнительным рядом данных.

Интересный пример использования пузырьковой диаграммы продемонстрировал Джон Уокенбах, «нарисовав» мордочку мыши, давайте воспроизведем данный пример и мы.

Для того, чтобы добиться такого эффекта пришлось изменить параметр размера пузырьков на «диаметр», установить масштаб 290 (по умолчанию 100) и раскрасить значения, т.к. по умолчанию для всех значений одинаковый цвет.

Диаграммы с областями

Данный тип диаграмм достаточно редок и представляет собой графики с закрашенными областями. Если попытаться изобразить несколько рядов данных, то не исключена ситуация, когда под одним рядом не будет виден другой, в это случае лучшим выходом будет использовать простой график, либо попытаться упорядочить ряды данных так, чтобы ряд с меньшими значениями оказался на первом плане.

Если графики пересекаются, т.е. нельзя избежать перекрытия, можно сделать прозрачную заливку ряда данных, который находится на первом плане.

Биржевая диаграмма

Как можно понять из названия созданы для отображения цен на биржах, однако, их можно использовать и в других случаях, например, с помощью биржевой диаграммы можно наглядно представить график изменения температуры за февраль 2016-го года в Киеве.

Точкой по центру рассчитана средняя температура, а линией представлен дневной разброс. Как можно заметить февраль выдался на удивление теплым.

Поверхностная диаграмма

Достаточно редкий тип диаграммы, на которой изображена трехмерная поверхность. Отличительной особенностью данного типа диаграммы является то, что здесь цвет используется для выделения значений, а не рядов данных.

Количество цветов на поверхностной диаграмме зависит от цены основных делений по оси значений: один цвет-одно значение.

Поверхностная диаграмма в Excel не является трехмерной в полном смысле, на ней нельзя изобразить график из точек данных, представленных в системе координат x, y, z, за исключением случая, когда «x» и «y» равны между собой.

Лепестковые диаграммы

Лепестковая диаграмма является аналогом графика в полярной системе координат. Лепестковая диаграмма имеет отдельную ось для каждой категории, оси исходят из центра, а значение отмечается на соответствующей оси.

В качестве примера использования лепестковой диаграммы можно проанализировать недельную посещаемость сайта msoffice-prowork.com за определенный период, как видно в выходные количество посетителей существенно меньше.

Если несколько рядов данных перекрывают друг друга, по аналогии с диаграммой с областями, можно либо сделать заливку прозрачной, а можно выбрать вариант лепестковой диаграммы без заливки, тогда получится просто график в полярной системе координат.

Комбинированная (смешанная) диаграмма

Комбинированная или смешанная диаграмма – это диаграмма, которая совмещает в себе два типа диаграмм. Ярким примером удачного применения такого типа диаграммы является самый первый рисунок в данном вопросе, когда гистограммой изображен доход с продаж компании, а графиком, на этой же диаграмме, показано процентное изменение по отношению к предыдущему году.

В нашем примере Excel корректное проанализировал исходные данные и предложил данный тип диаграммы в рекомендуемых. Если такого предложения от Excel не поступило, то сделать комбинированную диаграмму самостоятельно проще простого :

1. Выделяем данные для постройки.
2. Вызываем диалоговое окно вставки диаграммы (вкладка «Вставка», группа «Диаграммы», треугольник вызова диалогового окна либо команда «Рекомендуемые диаграммы» и переходим на вкладку «Все диаграммы»).
3. Выбираем тип «Комбинированная».
4. Вверху выбираем подтип, а внизу указываем для какого ряда какую диаграмму построить.
   
   
5. По необходимости отмечаем опцию использования дополнительной оси (когда значения в рядах сильно различаются).

Насколько такая визуализация наглядна каждый пускай решит самостоятельно.

Шаблоны диаграмм

Иногда на построение и тонкую настройку диаграммы тратится много времени. Если нужно будет построить несколько однотипных и временезатратных диаграмм можно просто копировать исходник и заполнять его каждый раз новыми данными.

Хотя такой способ и имеет право на существование, для этих целей лучше сохранить исходную диаграмму в качестве шаблона, а потом использовать его точно также, как и любой другой тип диаграммы.

Для сохранения диаграммы в качестве шаблона следует:

1. Создать диаграмму.
2. Отформатировать диаграмму, произвести настройку.
3. Выделить диаграмму/ вызвать контекстное меню/ выбрать команду «Сохранить как шаблон…»
4. Дать имя шаблону.

Шаблоны диаграмм Excel имеют расширение *.crtx. Все шаблоны, созданные пользователем, можно найти в группе Шаблоны, соответственно, если необходимо изменить тип уже созданной диаграммы, заранее сохраненный шаблон следует поискать именно там.

Быстрое форматирование диаграмм с помощью стилей и макета

Стили диаграммы – это заранее подготовленный набор визуальных параметров диаграммы.

Предустановленные стили диаграмм отвечают за внешнее оформление элементов диаграмм, таких как: шрифты и цветовая гамма, дополнительно можно еще поэкспериментировать еще с командой «Изменить цвета», она позволит в дополнение к стилю подобрать набор цветов.

Стили диаграмм не добавляют и не удаляют сами элементы диаграмм, за это отвечает выпадающая команда Экспресс-макет.

Если вы подобрали более-менее приемлемый макет, но на нем отсутствует или наоборот, является лишним определенный элемент, то выпадающая команда «Добавить элемент диаграммы» предоставит просто изобилие возможностей по добавлению и расположению элементов диаграммы.

Для применения определенного стиля или набора цветовой палитры, ровно, как и для добавления/ удаления определенных элементов диаграммы, вовсе не обязательно переходить на вкладку «Конструктор». Если выделить диаграмму, то рядом образуются три всплывающие кнопки, верхняя отвечает за удаление или добавление элементов диаграмм, средняя отвечает за изменение стиля или цветовой палитры.

Удаление любого элемента диаграммы возможно и с нажатием клавиши Delete, с предварительным выделением нужного (или не нужного, кому как больше нравится) элемента.

Третья всплывающая управляющая кнопка позволит быстро произвести определенные манипуляции с данными. Здесь можно скрыть один или несколько рядов данных без необходимости перестроения самой диаграммы.

Форматирование диаграмм в ручном режиме

Область диаграммы — это все внутреннее пространство, ограниченное границами диаграммы.

Область построения — это пространство, ограниченное осями, область построения диаграммы может перемещаться в рамках области самой диаграммы.

Пользователь может выбрать элемент щелчком левой клавиши по элементу на диаграмме и отредактировать его, например, ввести новое значение. Если какой-нибудь элемент затруднительно выбрать мышкой, для его выбора предусмотрена выпадающая команда в группе «Текущий фрагмент» на вкладке «Формат».

До этого момента мы принимали составляющие части диаграммы в том виде, в котором они были представлены тем или иным стилем оформления, сейчас будем форматировать элементы вручную.

Не лишним будет отметить, что количество элементов диаграммы зависит от типа самой диаграммы, удалить или изменить местоположение существующих, а также добавить отсутствующие элементы можно с помощью команды «Добавить элементы диаграммы» группы «Макет диаграммы» вкладки «Конструктор».

Форматирование текстовых меток

Текстовые метки — это подписи осей, название диаграммы, подписи рядов и т.д., для форматирования нужно сначала выделить нужный элемент, а потом воспользоваться командами групп «Шрифт» и «Выравнивание». При необходимости можно вызвать диалоговое окно «Шрифт» и настроить еще больше параметров оформления текстовой метки. Форматирование текстовых меток ничем особенным не отличается от форматирования обычного текста в Excel.

Если нужно изменить название диаграммы или подписи осей, как правило пользователи кликают по элементу и начинают изменять название прямо в диаграмме. Так можно делать, но также можно кликнуть по текстовой метке (например, названии диаграммы), поставить знак «=» и кликнуть по ячейке, где хранится предполагаемое название. Такой способ хорош тем, что в ячейке название можно менять формулой и оно автоматически будет отражаться и на самой диаграмме.

Форматирование рядов данных (серий данных)

За форматирование рядов данных отвечает вкладка «Формат» из группы дополнительных вкладок «Работа с диаграммами». Прежде чем приступить к форматированию, необходимо научиться правильно выделять конкретный элемент ряда (столбец, точку, сектор, строку и т.д.)

Итак, первый щелчок левой клавиши мышки по любому элементу ряда выделить весь ряд, выделить весь ряд можно и с помощью выпадающего списка из группы «Элементы диаграммы», а второй щелчок по конкретному элементу приведет уже к выделению только этого элемента, соответственно все форматирование будет относиться только к нему.

После выделения элемента последующее форматирование производится инструментарием группы «Стили фигур» вкладки «Формат». Здесь можно выбрать один из предустановленных стилей для фигур, либо выбрать индивидуальные настройки: толщина линий, заливка и ее цвет, тени, эффекты и т.д. Более глубокую настройку параметров производят с помощью диалогового окна форматирования фигур, которое вызывается щелчком по треугольнику в правом нижнем углу группы. К слову название этого окна, а также перечь доступных в нем команд для редактирования зависят от того элемента, который в данный момент выделен.

Среди интересных параметров, которые настраиваются в данном диалоговом окне — прозрачность цвета заливки, которая несет не только эстетическую функцию, но и практическую. Прозрачность будет полезна, если некоторые ряды перекрываются.

Форматирование легенды

Легенда на диаграмме Excel — это подпись ряда данных. Как и любой другой элемент диаграммы, легенду можно удалить, разместить в разных областях диаграммы или отформатировать.

Тонкая настройка внешнего вида легенды производится в уже знакомо диалоговом окне форматирования легенды, здесь, к примеру, можно изменить цвет самой подписи в стиль ряда данных на графике, добавить зеркальное отражение или другие эффекты.

Как правильно перемещать элементы внутри области диаграммы

Перемещение элементов диаграммы внутри области диаграммы можно сделать двумя путями: просто перетащить мышкой и выбрать расположение командой «Добавить элемент диаграммы». Как же лучше выбирать размещение элемента.

Если нужно сделать небольшое передвижение, например, сдвинуть легенду вправо, а не по центру, то это делается мышкой, если же нужно сделать кардинальные перестановки, например, разместить не внизу области построения, а вверху под названием или сбоку, то это лучше сделать с помощью команду «Добавить элемент диаграммы», т.к. в этом случае все остальные элементы быстро подстроятся под новый макет диаграммы. Если делать такие манипуляции мышкой, то придется изрядно повозится (изменить размер и положение остальных элементов вручную) и не факт, что результат вас устроит.

Функция РЯД

В завершение рассмотрения данного вопроса следует отметить функцию РЯД, она появляется в строке формул при выделении определенного ряда данных.